Как руководителю устранить информационную перегрузку?

В небольшой компании информация передается легко. Можно задать любой вопрос коллеге, который сидит рядом или просто в одном офисе с вами. Решения в таких условиях принимаются быстрее. Но что делать, если у вас 50 сотрудников с разными задачами и зонами ответственности? Информации становится больше. Как итог: менеджерам и руководителям сложнее её получать и использовать.

Разберемся, какие есть проблемы в работе с большими данными, и что можно сделать, чтобы их исправить и оптимизировать обмен информацией.

Слишком много файлов

Принятие решений требует анализа информации, но в компаниях используются разрозненные инструменты, каждый пользователь хранит информацию локально. Формирование одного отчета, где есть все нужные данные, занимает время и человеческие ресурсы, требует участия нескольких человек и их постоянной коммуникации. Все это мешает руководителю оперативно принимать решения.

Очевидное решение – использование единой платформы, которая:

• Объединяет инструменты
• Позволяет избежать локальной недоступности данных
• Поддерживает коммуникации в команде

Office 365 в самом базовом функционале содержит лучшие в своем классе приложения – используемые всеми Word, Excel, PowerPoint, и доступ к облачным сервисам хранения OneDrive и SharePoint. Также предоставляет поддержку командной работы на основе сервиса Microsoft Teams. Вся нужная руководителю информация доступна в любой момент времени на любых устройствах из любой точки мира.

Дополнительно к базовым функциям и инструментам, платформа Office 365 интегрирована с сервисом бизнес-аналитики Power BI. Теперь можно получать информацию для быстрого принятия взвешенных решений, изучать и анализировать визуализированные данные и локально, и в облаке – в одном представлении. При этом просто и быстро можно делать масштабирование в пределах организации благодаря интегрированным инструментам управления и защиты.

Рутинные задачи не автоматизированы

Как работать меньше, а успевать больше? Как иметь доступ к свежей и достоверной информации, чтобы при этом расходовать время исполнителей не эффективно? Регулярное обновление отчетов, сбор данных из разных источников, создание интерактивных и простых для восприятия отчетов по единым стандартам компании — это именно те процессы, которые не должны занимать время сотрудников. Поэтому их нужно автоматизировать. Повторяющиеся и типовые задачи превратить в рабочие процессы из нескольких шагов.

Благодаря созданию приложений с помощью Microsoft PowerApps все — от бизнес-аналитиков до профессиональных разработчиков — могут более эффективно работать вместе. Бизнес-задачи решаются с помощью интуитивно понятных визуальных инструментов, которым не требуется написание кода и которые работают быстрее с платформой, позволяющей интегрировать и распространять данные. Создавать приложения можно на основе широкого диапазона сценариев, которые обеспечивают цифровое преобразование ручных и устаревших процессов. Создавать приложения PowerApps можно и на основе холстов и моделей, которые решают бизнес-проблемы именно для таких сценариев задач и ролей, как проверки, реализация продажи на местах, перспективы получения прибыли.

Кроме этого автоматизировать рутинные и цикличные задачи можно на основе использования облачного сервиса Microsoft Flow, который позволяет создавать автоматизированные рабочие процессы между приложениями и службами. Получать уведомления, синхронизировать файлы, собирать данные и автоматизировать многие рутинные операции можно не только для служб и приложений от Microsoft (включая Project), но также многих других популярных сервисов. Microsoft Flow построен на идее потоков, которые связывают события и последовательности действий. В качестве событий и действий могут выступать службы и приложения. Потоки могут разветвляться, данные трансформироваться в процессе работы.

Наши умы всегда заняты. Мы пытаемся свести отчеты и документы из разных источников, запрашиваем информацию у исполнителей, обсуждаем идеи и планируем работу. Добиваться нового результата и быстрых управленческих решений, используя при этом старые методы, невозможно. Пора сделать паузу и перевести дух благодаря автоматизации с Office 365.

Возможности Office365 — это и набор готовых сценариев, и инструменты для настройки служб и сервисов именно под Ваши процессы. С учетом специфики Вашего бизнеса, конкретных процессов и сотрудников.