Как объединить команду вокруг одного проекта?

Успех проекта зависит от команды: как в ней выстроены процессы и налажено взаимодействие. Идеальная команда — это механизм, все детали которого четко выполняют свою функцию. Участники такой команды понимают цель работы, знают ее этапы и собственные зоны ответственности. Но иногда не удаётся достичь намеченного результата. И для объединения команды приходится преодолевать настоящую пропасть. Разберемся, почему и что с этим делать.

Из чего состоит пропасть

Достижению ожидаемого результата может помешать множество причин. Вот самые частые из них:

— Долгий цикл планирования. Чем крупнее временные отрезки, тем больше ошибок накапливается в результате. Гораздо эффективнее разбить проект на небольшие спринты с четко прописанными задачами и небольшими шагами, но непрерывно двигаться к цели.

— Трудно поддерживать связь в работе над проектом в большой компании. Чем больше участников проекта, тем хуже будут коммуникации. Особенно если люди находятся в разных офисах.

— Много времени уходит на коммуникацию и на объяснения каждому члену команды одних и тех же вещей. И чем больше команда проекта, тем больше будут временные издержки. Время не любит, когда его тратят впустую.

— Эффект коллективной ответственности, когда не совсем понятно, кто и за что отвечает. Видели задачи, например, в CRM-системе, где 6-8 ответственных? Какая роль отведена каждому исполнителю?

— Трудно работать с документами и общими файлами. Файл пересылается от одного другому, обрастая комментариями и правками. Где потом этот документ искать?

— Информация после совещаний и мозговых штурмов теряется и искажается. Один послушал и ушел, ведь у него много других и не менее важных задач. Другой сделал запись в блокнот и отложил в сторону. Третий все совсем не так понял, не посоветовался и допустил ошибку. В итоге мозговой штурм провели, а результата нет.

Все это приводит к образованию пропасти, которую преодолеть сложнее, чем кажется на первый взгляд.

Коммуникация

Члены команды постоянно должны быть на связи, иметь возможность (в том числе техническую) обсуждать, задавать вопросы, давать друг другу советы и делиться знаниями. Это основа эффективного взаимодействия.

Как улучшить коммуникацию:

• — Чаще проводить митинги, встречи, мозговые штурмы
• — Готовить презентации
• — Общаться в единой среде

Регулярно собираться для обсуждений можно даже с удаленной командой. Teams позволяет легко организовывать групповые чаты, онлайн-собрания, звонки и веб-конференции, чтобы вся команда всегда была в курсе текущих изменений. А с помощью встроенных приложений Office 365 — Word, Excel, PowerPoint, SharePoint и др. можно легко и удобно создавать документы для совместной работы.

Сформировать в компании культуру открытого общения, замотивировать сотрудников обмениваться новостями, делиться опытом и идеями поможет корпоративная социальная сеть Yammer.

Сотрудничество

Чтобы встречи, совещания и мозговые штурмы были эффективными, они должны заканчиваться подведением итогов и созданием общих документов, контента.

В Office 365 есть все инструменты для создания документов и дальнейшей совместной работы над ними. Участники команды смогут создавать, обмениваться и совместно редактировать документы с помощью OneDrive для бизнеса, читать почту и просматривайте календари в Outlook, даже находясь вне сети. При этом все файлы с разных устройств сохраняются в облаке, что делает работу с ними максимально гибкой и доступной из любой точки и с любого устройства.

А с помощью приложения Yammer рабочая группа получает общий набор ресурсов для управления документами, демонстрации контента, обмена заметками и распределения обязанностей. Yammer интегрирован со всеми компонентами Office 365, а значит, в нем можно легко создавать и редактировать контент, а также делиться им с коллегами.

Координация

При работе над проектом в команде, особенно, когда подключаются люди из разных отделов, важно видеть, как и куда движется процесс. Если все будут иметь доступ к общим документам, отчетам, аналитике и плану работ, будет проще направлять друг друга, координировать действия.
Используя Office 365, инструменты планирования Outlook и единое пространство для коммуникации Yammer, можно легко создать картину проекта в реальном времени и тем самым обеспечить максимальную вовлеченность участников в процесс.

Для совместной работы в команде нужно искать и пробовать новые методы и инструменты. Office 365 объединяет в себе максимум возможностей для эффективной совместной работы. Получите бесплатную ознакомительную версию и убедитесь в этом уже сегодня.