Инновации в рабочем процессе

Современный бизнес не может стоять на месте. Компаниям жизненно необходимо следить за инновациями, внедрять новые инструменты в производство, оптимизировать и упрощать процессы. Ведь именно низкая производительность и неумение выстраивать процессы быстро лишают бизнес конкурентных преимуществ на рынке. Рост и развитие определяются использованием новых эффективных инструментов. Такой переход к нативному использованию преимуществ современных технологий и решений – это и есть цифровая трансформация:

  • работа с документами в едином пространстве с минимальными затратами времени на доступ к ним
  • новые средства коммуникации, поддерживающие членов каждой команды
  • автоматизация рутины и исключение человеческого фактора в работе

Однако на практике внедрение инноваций в рабочем процессе сталкивается с сопротивлением новому. И у многих руководителей возникают опасения потерять контроль в процессе цифровой трансформации.

Каждая компания уникальна по-своему, коллектив и его руководитель работают и развиваются по собственному пути. Тем не менее, есть наработанный опыт трансформации целого ряда предприятий и организаций. Их успех не случаен. За ним стоит последовательный подход к постепенному переходу в новые технологии. Это оптимизация и повышение эффективности процессов продаж, маркетинга, управления проектами, разработки, поддержки пользователей, а также производственных процессов. Таким образом компании становятся более прибыльными, получают больше Заказчиков и могут оказывать услуги, производить и поставлять продукцию без потери качества и в срок.

Для таких целей и решения подобных задач успешные компании используют современные решения: единую платформу Office 365 и дополнительные возможности Power BI, SharePoint Online, Microsoft Flow.

Управляйте экспериментами и отчетами

Невозможно принимать взвешенные решения, корректировать стратегию, не имея единой базы данных. Когда информации становится все больше, результаты работы не всегда отслеживаются. Плюс к этому вместе с масштабированием компании усложняется управление экспериментами и обучение сотрудников.

Поэтому прежде всего нужно избавиться от ручного сбора и обработки данных.

Здесь доступны возможности мощной облачной платформы – Microsoft Office 365. Это известные всем инструменты создания и редактирования документов (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Sway), электронная почта, календари, средства постановки и отслеживания задач, объединенные в одном решении.

А служба бизнес-аналитики Power BI обработает любые массивы данных для оперативного принятия обоснованных решений. И позволит изучать и анализировать визуализированные данные – как локально, так и в облаке – в одном представлении. Самое главное – предоставит возможность быстрого масштабирования в пределах организации благодаря интегрированным инструментам управления и защиты.

Создавайте шаблоны для повторяющихся задач

Культура постановки задач – важная составляющая успешного рабочего процесса. Зачастую сотрудникам из раза в раз ставятся однотипные, похожие задачи: сбор данных, их синхронизация, определенные типовые действия по получении запросов, или уведомлений. В этом случае, они просто расходуют свой ресурс времени, который можно использовать для решения более важных вопросов.

С помощью инструментов Flow можно автоматизировать повторяющиеся задачи. Как на основе стандартных шаблонов для различных приложений и событий, которые используются, просто заполнив набор необходимых параметров. Также пользователи могут сами создавать шаблоны в конструкторе и публиковать их для использования другими пользователями. Среди популярных сценариев здесь реализуются контроль электронной почты, сбор и контроль информации из социальных сетей, синхронизация данных. Flow предоставляет возможность синхронизации данных между файловыми хранилищами (включая OneDrive и сторонние сервисы), например, актуальных версий с серверов заказчика и собственного OneDrive и не думать о проблемах с версионностью.

Таким образом, сервис Microsoft Flow позволяет автоматизировать рабочие процессы в используемых сотрудниками приложениях и службах, что существенно экономит время и повышает их эффективность.

Упрощайте совместную работу

Упрощение коммуникации членов команды существенно повысит производительность сотрудников и эффективность совместной работы в целом. Это относится и к накоплению экспертизы в конкретных проектах. Общее информационное пространство быстро и просто создается на основе Microsoft Teams. По мере необходимости расширяется с помощью инструментов SharePoint Online.

Используйте групповые чаты, онлайн-собрания, звонки и веб-конференции, чтобы вся команда всегда была в курсе дел. Помогите своей компании успешно развиваться – предоставьте ей коммуникационную платформу, аудио- и видео-конференции, хранение файлов в едином пространстве, публикацию важных новостей и возможность добавления приложений и сторонних служб.

Ускоряйте электронный документооборот

Office 365 включает в себя целый ряд инструментов для ускорения и оптимизации электронного документооборота. SharePoint Online предоставляет возможность управления и обмена данными и контентом. Множество систем документооборота реализовано для различных индустрий. Это и простые решения, например, согласование договоров в электронном виде. Это и сложные многоуровневые системы. На основе SharePoint реализуются:

  • безопасный общий доступ к файлам и контенту внутри и вне организации
  • контроль, структурирование библиотек и списков с помощью метаданных, управления записями и политик хранения
  • корпоративная система оповещения и взаимодействия на базе интрасетей и порталов
  • автоматизация бизнес-процессов с помощью оповещений и рабочих процессов

Зачастую исполнители сталкиваются с проблемой поиска нужных файлов. В Office 365 для этого предусмотрено несколько способов: по имени, по ключевому слову, а также по типу документов — например, только среди тех, которыми с вами кто-то поделился или которые вы отслеживаете.

Функции отслеживания документов, просмотр списков недавно открывавшихся документов или тех, к которым был предоставлен доступ, настройка оповещений об изменениях в важных файлах — все это делает электронный документооборот в Office 365 максимально удобным.

Office 365 – готовое решение, с возможностью настройки именно под ваши уникальные задачи, которое поможет оптимизировать рабочие процессы и сохранить управляемость компанией по мере ее масштабирования.

Протестируйте возможности продуктов в режиме реального времени!