Что нужно каждому удаленному офису для успеха?

Цель практически любого бизнеса — заработок и рост. Причем рост в самом широком смысле: в плане выручки, клиентской базы, компетенций сотрудников, расширения географического присутствия и т.д.

И главным активом, способным обеспечить такую динамику показателей, становятся люди. Но с расширением штата и открытием новых офисов встает вопрос: как обеспечить эффективную работу удаленных команд или отдельных сотрудников? Как выстроить коммуникацию и стабильную обратную связь? Как помочь сотрудникам ощущать себя частью команды, понимать и разделять ее миссию и принципы, не чувствовать себя в отрыве и изоляции?

Главное для успешной работы — эффективное взаимодействие. Это значит, что все участники рабочих процессов должны всегда быть на связи в нужный момент, иметь доступ к общим материалам, иметь инструменты для планирования и подготовки отчетности.

Физическая связь

Одна из наиболее частых проблем при взаимодействии удаленных офисов — проблемы связи. Это часто приводит к тому, что сотрудники одной компании, работающие над одной задачей в разных офисах, часто испытывают трудности с оперативным получением информации о процессах и изменениях в компании, слабо ощущают ее ценности и особенности корпоративной культуры, а также жалуются на отсутствие обратной связи. Это ощущение оторванности отрицательно сказывается на мотивации и энтузиазме, а также приводит к росту количества ошибок и задержек в выполнении задач.

С появлением специального программного обеспечения и мессенджеров проблема физической связи с удаленными офисами получила решение. Теперь связаться с любым членом команды можно почти так же быстро, как если бы он работал с вами в одном помещении. Большинство крупных компаний давно решают эти проблемы с помощью Office 365 и Microsoft Teams. Office 365 — это облачное решение, доступное по подписке и включающее в себя самые необходимые для работы приложения: Excel, Word, PowerPoint, а также доступ к облачным службам OneDrive и Microsoft Teams. С помощью Office 365 можно создавать файлы и совместно работать над ними на любых устройствах из любой точки мира.

Отдельно нужно остановиться на Microsoft Teams, т.к. этот продукт открывает для удаленных команд максимально широкие возможности для совместной эффективной работы. Microsoft Teams появился относительно недавно. Это централизованное пространство для командной работы в Office 365, в котором удачно объединены возможности мессенджера, календаря и визуального представления потока задач (planner), хранение и совместная работа с документами. Обеспечивается постоянная связь с командой для решения общих задач. Как мессенджер MS Teams — инструмент, который позволяет организовывать одновременный чат со всеми участниками проекта, собрания по сети, аудио-, видео- и веб-конференции.

 Психологическая связь

Важно, чтобы люди, находясь в разных офисах, чувствовали себя частью команды, ощущали свою сопричастность к общей цели, были мотивированы работать на результат, понимали миссию и разделяли ценности компании. А при общении с клиентами соблюдали общие правила коммуникации, принятые в компании, тон и язык.

Представьте, сколько времени понадобится руководителю на то, чтобы транслировать ценности и создавать ощущение присутствия. А чтобы на этапе активного роста компании знакомить новых сотрудников с коллегами и проектами? Сократить время на подобные задачи и усилить связь между офисами помогает Microsoft Teams. Например, создав общее рабочее пространство, в котором будут храниться документы с информацией о компании, ее структуре, памятками, внутренними документами и процессами, материалами для клиентов и т.д. Благодаря этому инструменту все сотрудники смогут не только получать всю нужную информацию, но и одновременно работать в с одними и теми же файлами в едином пространстве и сразу видеть вносимые изменения.

Общая цель

У любой компании есть цель, часто она же является миссией. В удаленном офисе важно поддерживать сотрудников, формировать и поддерживать заинтересованность. Также, каждый сотрудник должен быть в курсе того, что происходит в компании, как меняется стратегия и каких успехов добиваются коллеги. Важно и понимание возможностей и карьерного роста, прозрачные отношения и коммуникации. И здесь снова на помощь приходит Office 365 и Microsoft Teams. В нем специально для поддержания осведомленности всех участников об актуальном состоянии совместных проектов существует инструмент «Общий виртуальный список задач». Он позволяет всем участникам видеть все текущие проекты и их статусы, прикреплять к задачам файлы для совместной работы над ними или обсуждения. Этот инструмент позволяет всем членам команды всегда быть в курсе всех изменений.

Успех компаний с удаленными офисами или сотрудниками во многом зависит от того, смогут ли они выстроить коммуникации между всеми членами команды и наладить эффективное взаимодействие. Office 365 и Teams — продукты, созданные для того, чтобы наладить связь, объединить офисы в единое сообщество и предоставить каждому все необходимые инструменты для решения рабочих задач.

Получите тестовый доступ к Office 365 и Teams и протестируйте возможности продуктов в режиме реального времени.